Werbemittel-Verwaltung: Viel mehr als eine Bilderverwaltung!
Denn möchte man Medien mit allen Bestandteilen und daraus zusammengesetzte Werbemittel in einem Unternehmen effektiv verwalten, dann ist ein datenbankbasiertes System notwendig.
Seite teilen
Das System muss einen Workflow zur Erstellung und eine Zusammenstellung neuer Werbemittel als Stückliste vorhandener Medien erlauben. Viele Unternehmen haben inzwischen erkannt, dass sich ein Werbemittelinformations- und Verwaltungssystem schnell amortisieren kann. Die Kosten für die Erstellung der Werbemittel sind ein wesentlicher Teil der Marketingaufwendungen. Wenn diese Aufwendungen durch eine bessere Verwaltung bereits vorhandener Ressourcen reduziert werden können, dann ist ein großer Einspareffekt möglich.
Ein weiterer Vorteil ist, dass das Wissen, das in die Zusammenstellung der Werbemittel gesteckt wurde, recherchierbar wird. Die Informationen/Medien stehen im Kontext der jeweiligen Werbemittel zur Verfügung!
XISTMAM kann als Modul des LivingLogic Content Management System XIST4C genutzt werden.
Es besteht auch die Möglichkeit, ein Archivsystem hinter das System zur Werbemittel-Verwaltung zu legen und damit dann alle Rohdaten zu verwalten.
Der Anlass
Werbemittel (Broschüren, Plakate, Produktbeschreibungen, ggf. auch Webseiten) bestehen aus einer Menge (einer Stückliste) von Medien wie beispielsweise Bildern verschiedenen Formats und können unterschiedlich archiviert sein, z.B. als
- Sammlung von Bild-Bausteinen auf CDs
- Photoshop-Dateien, etc.
- PDF-Dateien
Organisiert wird die Verwaltung der Werbemittel heute oft noch mittels Karteikarten (Zettelkästen), Hängeregister mit Belegexemplaren oder CD-Sammlungen. Dies führt zu einer Reihe von Problemen:
- Keine Recherchemöglichkeit
- Sehr stark an Personen gebunden (Problem Urlaubsvertretung)
- Werbemittel und Medien sind für andere Unternehmensstandorte (z.B. Auslandstöchter) nicht zugänglich
Die Graphik zeigt das Zusammenspiel von Fachabteilungen, externen Agenturen und Entscheidungsträgern und einer zentralen Instanz, der Medienpoolverwaltung
Leistungsmerkmale eines Werbemittel-Informationssystems
- Verwaltung der Medien-Stückliste zu jedem Werbemittel
- Schlagworte zu den Medien und Werbemitteln für effektive Recherche
- Werbemittel auf vielfältige Art repräsentierbar (z.B. als &pdf;-Datei, Coverbild, Bilder der Doppelseiten einer Broschüre, etc.)
- Medien als verschiedene Arten und Formate referenzierbar
- dezentrale Ansicht und Bearbeitung mit einem Webbrowser
- Zusammenstellen von Stücklisten aus vorhandenen Werbemitteln
- Versand der neuen Stückliste als eMail an die Medienpool-Verwaltung
- Versand der Rohdaten an die Agentur oder die interne Graphikabteilung
- Einpflege des fertigen Werbemittels und der zugehörigen Medien in das WMIS (durch die Medienpool-Verwaltung)
- eMail-Versand an Fachabteilung nach Neuanlage eines Werbemittels
- Aufforderung zur Ergänzung der Daten durch die Fachabteilung
- Automatische Freigabe nach Vervollständigung der Informationen
XISTMAM erfüllt alle diese Eigenschaften. Es bewährt sich im produktiven täglichen Einsatz.
