Modul zur Dokumentenverwaltung LivingDVS

Dabei können jedem Dokument Rechte zugeordnet werden. So können Sie regeln, wem das Dokument überhaupt präsentiert wird. Die Reihenfolge der Präsentation der Dokumente in der Suchergebnisliste ist vielfältig einstellbar.

Als häufiger Anwendungsfall der Dokumentenverwaltung können im Intranet den Mitarbeitern des Unternehmens immer die aktuellsten Informationen, Vorlagen, Handbücher und alle anderen Arten von Dokument-orientierten Informationen zentral und leicht auffindbar zur Verfügung gestellt werden.

Referenzkunden sind Apollo Optik mit seinem auf XIST4C und LivingWAF basierenden Intranet sowie Shop-Kunden, die ihre Prozesse durch die Dokumentenverwaltung erheblich optimieren können.

Warum nennen wir das Modul nicht einfach Dokumentenmanagement-System (DMS)?

Ganz einfach: Ein DMS ist im üblichen Sprachgebrauch auch dafür gedacht, alle Arten von papierbasierten Dokumenten durch einen effizienten Scan-Vorgang ins System einzuspeisen und die Inhalte mittels OCR (optical character recognition) möglichst korrekt zugänglich zu machen. Diese Komponente fehlt beim Standardumfang der Dokumentenverwaltung LivingDVS, sie kann bei Bedarf jedoch hinzugefügt werden. Weiterhin ist die Ablage eines DMS meist revisionssicher ausgelegt. Dies kann für LivingDVS realisiert werden, ist jedoch ebenfalls nicht Bestandteil der Standardversion.

LivingDVS ist motiviert durch die Anforderungen des Intranets und durch den konsequenten Einsatz von Internet-Technologien. Dadurch unterscheidet es sich von den gängigen Dokumentenmanagement-Systemen. Beurteilen Sie dies durch die folgende Leistungsbeschreibung selbst!

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit drei verschiedene Typen von Inhalten zu verwalten (dies ist im Bedarfsfall erweiterbar):

• Dokumente die in die Dokumentenverwaltung geladen werden und die dann zum herunterladen angeboten werden können
• Direkte Links auf interne oder externe Webseiten (die dann für die Indizierung gecrawlt werden können!)
• In der Dokumentenverwaltung LivingDVS erstellte Informationen, die als HTML-Seiten im Webbrowser präsentiert werden, hierzu zählen insbesonders auch HTML-Formulare!

Eine kurze Erklärung zum letzten Punkt: HTML-Formulare werden als Feedback-Instrument eingesetzt, damit Nutzer alle Arten von Daten / Informationen zur Verfügung stellen können. Dies können Umfragen sein, die Meinungen sammeln, Verbesserungsvorschläge, etc. — gerade solche Funktionen flexibel durch Redakteure verwalten zu lassen und eine nahtlose Integration in das Intranet oder die Website zu gewährleisten, dies stellt eine große Besonderheit (Alleinstellung) dar, die gebräuchliche Dokumentenverwaltungen oder Dokumentenmanagement-Systeme nicht aufweisen.

Leistungsfähigkeit der Dokumentenverwaltung LivingDVS

Folgende Features sind in der aktuellen Version der Dokumentenverwaltung enthalten:

• Kategorisierung: Einordnen der Dokumente in verschiedene Kategorien und Typen (z.B. Formulare, Vorlagen, Gebrauchsanweisungen, etc.)
• Verschlagwortung: Hinterlegung individueller Suchbegriffe zu jedem Inhaltstyp und jedem Dokument
• Komfort für die Nutzer: Mittels Web 2.0 Techniken (AJAX) wird eine automatische Suchwortvervollständigung (Vorschlagsgenerierung) für einen schnellen Zugriff realisiert
• Automatische Indizierung: PDF und Word-Dokumente, die ins LivingDVS geladen wurden, werden durch die Enterprise-Search-Engine SOLR/Lucene indiziert
• Archivierung: Automatische Archivierung älterer Inhalte, Verschiebung abgelaufener Dokumente ins Archiv (automatisch)
• Zeitsteuerung: Anzeige von Dokumenten nach Datum und Uhrzeit im aktuellen Bereich
• Sortierung der Ergebnislisten: Nach Aktualität, Priorität, Aufrufhäufigkeit
• Verweise: Verlinkung zwischen in LivingDVS verwalteten Dokumenten und bidirektionale (geprüfte!) Verlinkung zwischen CMS XIST4C und der Dokumentenverwaltung LivingDVS
• Unterstützung für Informationspush (aktive Benachrichtigung von Nutzern): Verlinkung aus E-Mails auf LivingDVS-Dokumente — für Mailings, RSS-Feeds möglich
• Medienbruch-frei: Einbinden des Inhalts von CMS-Seiten als LivingDVS-Inhalte, Vermeidung eines "Medien-"Bruchs (Inhalt in LivingDVS und auf normaler Website unterschiedlich zugreifbar), bei LivingDVS werden alle indizierten Dokumente auch in der Welt der Dokumentenverwaltung präsentiert!
• Klickstatistik: Anzeige der Anzahl der Klicks (Dokumentaufrufe) des vergangenen Tages, der letzten Woche, des vergangen Monats, des letzten Jahres und insgesamt
• Zugriffsschutz: Überprüfung der Zugriffsrechte bei jedem Zugriff auf eine in LivingDVS hinterlegte Information; dies verhindert unberechtigten Zugriff auch wenn der Link bekannt ist
• Steuerung der Redaktionsarbeit: Flexible Redaktionsworkflow inkl. Freigabemechanismen konfigurierbar
• Visuelle Leitung der Nutzer und der Redakteure: Farbliche Kennzeichnung der Dokumente in der Übersichtsanzeige z.B. nach Freigabestatus
• Multi-Mandantenfähigkeit: Bedienung mehrerer unabhängiger Bereiche vollkommen getrennt voneinander mit einer Applikation bedient werden (eigene Chefredakteure und Redakteure und Berechtigungen auf die Dokumente)
• Priorisierung der Ergebnislisten: Vergabe von Prioritäten in fünf Stufen, Listung von Dokumenten im Suchergebnis nach Priorisierung weiter oben zur Sicherstellung, dass wichtige Informationen wirklich wahrgenommen werden — Festlegung durch (Chef-)Redakteure
• Freie Gestaltbarkeit der erstellten Dokumente: Freie HTML-Nutzung für in der Dokumentverwaltung LivingDVS erstellte Dokumenten inkl. Word-artigem Editor und der Möglichkeit Bilder einzubinden
• Erweiterbarkeit: Eigenständige Pflege der möglichen Dokumententypen und -kategorien durch den Chefredakteur

Basistechniken SOLR/Lucene, Applikationsframework LivingWAF und Content Management System XIST4C

Drei Technologien wirken beim System zur Dokumentenverwaltung eng und nahtlos zusammen.

• Die Open Source Enterprise Search Engine SOLR/Lucene liefert den vielfältig konfigurierbaren Suchindex.
• Der Anwendungsbuilder LivingWAF stellt die effiziente und standardsierte Oberfläche zur Verfügung, um als (Chef-)Redakteur mit den Dokumenten zu arbeiten.
• Das Content Management System XIST4C bietet die freie Gestaltung der Seiten zur Präsentation der Dokumente und der Suchergebnislisten an die Endnutzer.

In durch XIST4C realisierte Intranets, Extranets oder Websites kann die Dokumentenverwaltung LivingDVS nahtlos integriert werden. In diesem Sinne ist die Dokumentenverwaltung ein zentrales Modul mit vielfältigsten Anwendungsmöglichkeiten. Dabei hat es den Vorteil, dass der Betreiber wie bei den anderen Modulen und Basis-Systemen (XIST4C, LivingWAF) nur eine Server-basierte und keine nach Anzahl der Nutzer berechnete Lizensierung vornehmen muss — gerade für große oder wachsende Unternehmen ein wichtiges Argument für den Einsatz. Es zahlt sich aus, auf die Dokumentenverwaltung LivingDVS zu setzen.