Media-Asset-Management eingebettet in Prozesse

Was sind die schwierigsten alltäglichen Aufgaben bei der Unternehmenskommunikation? Erfahrungsgemäss sind dies die Bereitstellung zielgruppengerechter Texte und passender emotional ansprechender Bilder in den richtigen Formaten und Auflösungen.

Gerade mittelständische Unternehmen lagern deshalb häufig die gesamte Aufgabe an eine Agentur aus. Immer mehr Unternehmen holen sich diese Aufgabe jedoch zurück ins eigene Haus. Das Ziel ist, Synergien auszunutzen und unabhängiger von Dienstleistern entscheiden zu können.

Seit vielen Jahren unterstützt LivingLogic mit präzise und effizient integrierten Lösungen Kunden beim Medienmanagement.

Was steckt dahinter?

Media Asset Management (MAM) - zu Deutsch Medienmanagement - ist nicht einfach eine Verwaltung für Bilder. Mit Hilfe eines IT-gestützten Systems beantwortet MAM unter anderem folgende Fragen:

• Welche Rechte liegen auf den Medien? Ggf. welche Kosten verursacht die Nutzung?
• Woher stammen die Medien ursprünglich?
• Welche Medien sind für welche Zwecke (z.B. die Erstellung von Werbemitteln wie Broschüren, CDROMs oder Webseiten) bereits benutzt worden?
• Wie kann ich eine Menge von Medien für eine Werbemittelproduktion (z.B. Broschüre oder News auf einer Webseite) als Stückliste zusammenstellen und zusammen mit einem Auftrag an eine interne oder externe Stelle übermitteln?
• Wie kann sichergestellt werden, dass alle benötigten Metainformationen (z.B. Verschlagwortung, Aktualität, Verwendungszweck) geliefert wurden? Hierzu ist ein Workflow über Abteilungen hinweg hilfreich.

Was sind die zentralen Anforderungen an ein MAM System?

Heute werden in jedem etwas größeren Unternehmen zahlreiche verschiedene IT-Anwendungen benutzt: MS Word für die Texterstellung, MS Excel für die Tabellenkalkulation, das Intranet für den Zugang zu aktuellen Informationen, ein Dokumentenmanagement-System für die Ablage von gescannten Dokumenten, ein Content Management System für die Pflege der Webseiten, ein Warenwirtschaftssystem, eine Produktionsplanung, ein Finanzbuchhaltungssystem, usw.

Ein Medium zuerst in ein spezielles und mit viel Funktionen ausgestattetes separates MAM System hinzufügen, dann an die Stelle zurückkehren zu müssen, an der man das Medium ("eigentlich") benötigt, dann das Medium aus der MAM auswählen und erst dann nutzen zu können, das zerstört jede Akzeptanz. Darüber ärgert man sich jeden Tag auf's Neue. Genau aus diesem Grund sind Content Management Systeme wie Typo3 bei Nutzern nicht beliebt, denn dort wird mit einem separaten Bilderrepository gearbeitet.

Wenn wir hier von Medien sprechen, dann können dies auch Textbausteine oder ganze Dokumente sein. Konsequent bausteinartig gedacht, kann jeder Informations"schnippsel" - wie groß auch immer, in welchem Format auch immer - in einem MAM verwaltet werden.

Sie wollen ein MAM System einführen?

Wäre es da nicht ideal, wenn Medien in anderen Systemen ganz einfach verfügbar gemacht werden könnten? Oder auch umgekehrt, wenn Medien anderweitig bereitgestellt werden, um sie dann automatisch in das MAM System übernehmen zu können?

Deshalb muss es möglich sein, eine Mediendatei an verschiedenen natürlichen Stellen (beispielsweise zu einer im Web-Content-Management gepflegten Webseite) hinzuzufügen und gleichzeitig automatisiert einen Eintrag in das zentrale MAM zu initiieren. Mittels Arbeitsliste wird das Objekt den Verantwortlichen zur Verschlagwortung, Freigabe für andere Zwecke, etc. vorgelegt.

Den Benutzer ins Zentrum stellen!

Oberste Maxime ist, dem User immer eine einfache Benutzeroberfläche in seiner gerade genutzten Anwendung (Intranet, Dokumentenmanagement-System, Content Management System, Wissensmanagement-System) zur Verfügung zu stellen.

Möchte man noch effizienter und Benutzerfreundlicher vorgehen, dann stellt man gesteuerte Abläufe bereit (Wizzards), die möglichst wenige Entscheidungen erfordern und schrittweise sicher zum richtigen Ergebnis führen. Eine tolle Anwendung in dieser Hinsicht wurde für die Firma BellandVision erstellt. Besuchen Sie die Website von BellandVision und sehen Sie sich bitte das Online-Video zur Online-Abrechnung (Teaser in der rechten Spalte) an. Weiterhin empfehle ich Ihnen, beim nächsten Amazon-Einkauf den Prozess nach dem "Gang zur Kasse" bewusst zu durchlaufen. Dann erkennen Sie, wie gesteuerte Abläufe optimal angelegt werden können. Dies ist Benutzerfreundlichkeit mittels Entlastung des Benutzers.

Leistungsmerkmale des MAM Systems der LivingLogic AG

• Verwaltung der Medien-Stückliste zu jedem Werbemittel
• Schlagworte zu den Medien und Werbemitteln für effektive Recherche
• Bulk-upload und -download von Medien
• Werbemittel auf vielfältige Art repräsentierbar machen (z.B. als PDF-Datei, Coverbild, Bilder der Doppelseiten einer Broschüre, etc.)
• Medien verschiedener Arten und Formate sind referenzierbar
• Ansicht und Bearbeitung dezentral mit einem Webbrowser
• Zusammenstellen von Stücklisten aus vorhandenen Werbemitteln
• Versand der neuen Stückliste als eMail an die Medienpool-Verwaltung
• Versand der Rohdaten an die Agentur oder die interne Graphikabteilung
• Einpflegen des fertigen Werbemittels und der zugehörigen Medien in das WMIS (durch die Medienpool-Verwaltung)
• eMail-Versand an die Fachabteilung nach Neuanlage eines Werbemittels
• Aufforderung zur Ergänzung der Daten durch die Fachabteilung
• (Automatische) Freigabe nach Vervollständigung der Informationen
• Berechtigungssteuerung auf Ebene einzelner Medien und Werbemittel
• Optional: Mehrsprachige Produktionen
• Optional: Kooperation mit externen Medienlieferanten

Was steckt dahinter?

Das MAM System der LivingLogic AG ist in seiner Essenz ein Datensilo (umgesetztes Datenbank-Konzept), das eine extrem hohe Integrationsfähigkeit in bestehende Abläufe aufweist. Darauf aufbauend gibt es viele effiziente Integrationen in Shops (flyerpilot.de), Intranets, spezielle Redaktionssysteme für Online-Zeitschriften und in komplette Medien-Kollaborationslösungen für die Erstellung von Firmendatenbanken für Messebroschüren, Firmenverzeichnisse in Form von CDROMs und von Druckprodukten oder Webverzeichnissen.

Die Krönung ist, Switch von Impressed einzusetzen, um die Automatisierung von Medienerzeugung- und Konvertierungsprozessen in fast schon beliebigen Umfang zu realisieren. Vergleichen Sie dazu bitte die Website zu Switch. In unseren Lösungen kann Switch nahtlos eingebunden werden — idealerweise als Service.

Interessiert Sie eine in Ihre bestehenden Prozesse integrierbare Media Asset Management Lösung von LivingLogic? Dann sprechen Sie uns bitte an. Wir stellen Ihnen gerne unsere Lösungen mit hoher Prozess-Integration vor. LivingLogic ist Ihr Experte für Prozess-Automatisierung.